お世話様です。統括サポーターの里舘です。
今日の「カイゼンのタネ」は、ちょっとギョッとするタイトルをつけてみました。
「言った」「言わない」の魔力。
「言った」「言わない」→基本的には無駄な作業、無駄な時間、無駄な精神のすり減らし
皆様はこんな経験ありませんか？
「言っておいたよね？」「いえ聞いてません」
「こうやれって言っただろ！」「初めて聞きました」
この手の「言った・言わない」は、基本的には無駄な作業であり、無駄な時間であり、無駄な精神のすり減らしです。
もしかすると職場環境の悪化・離職の原因の上位に入っているかもしれません。
ちなみに私は、なんでも書きます。短期の記憶が苦手です。
加齢の影響かはわかりませんが、きっとこの後劇的に改善することもないでしょう（面談中のメモ書き何卒ご容赦ください）。
さて、言った言わないを防ぐには「みんなで見られるように、書いておく」。
そう。グループウェアやコミュニケーションツールの出番です。
みんなの知恵を情報を集めて見られるように・検索できるように記録することで、それは会社の集合知となります。
でも今日はグループウェアやコミュニケーションツールの紹介や活用法は紹介しません。
今日はこの「みんなで書いて、みんなで見て、みんなで集める」意義を、事業者の皆様にどうしても伝えたいのです。
そのために、ここからは逆の視点「言った・言わない」を採用する、それこそ悪魔的なメリットについていくつか挙げていこうと思います。
「言った」「言わない」の悪魔的メリット
1.ツールが要らない
何かを記録するには、何かしらのツールが要ります。筆記用具・スマホ・パソコン・レコーダー。口頭伝達にはこれが要りません。この点では優れていますね。100%伝わっていれば一番早いでしょう。
2.「しゃべってない」「聞いてない」ことにできる
1対1の会話の場合、そこに記録がないので、だれも立証できません。
3.口裏を合わせればもみ消せる、変更できる
逆に1対多の会話の場合、「多」の側が口裏を合わせればなかったことにできます。
4.上下関係でもみ消せる、変更できる
仮に1対1でも、対等な立場でなければもみ消すことも可能です。
5.相手の精神をすり減らすことができる
相手を追いやることが”好き”な方にはこの上ない方法でしょう。
これらが重なるとどうなるか？
従業員が定着しない会社になる恐れがあります。人手不足の原因の一つかもしれません。
労働力が容易に確保できる時代・地域ならこの方法もありかもしれませんが、採用難の環境にある場合、これらの「言った・言わない」をよしとする企業文化は非常に相性が悪いです。
では、何を書くべきか
すべての事柄を文書の記録だけでコミュニケーションするのはどうでしょうか？
これはこれで時間と精神のロスが大きいです。
- 記録する時間、確認する時間
- 記録だけでは伝わらない内容→確認のロスが増える
- 記録する前段階の、まだやわらかい内容→伝わらない
- 相手の心に訴えかけたい内容→対話をしたほうが伝わりやすい
- 相手の心情を引き出したい内容→対話をしたほうが引き出しやすい 等々・・・
書いて共有を行ったほうがよいことをいくつか挙げておきます。もちろん会社によって・運営方法によって採用されるものに幅があるかとは思いますが、「そういえばうちの会社ではやってないな・・・」という項目があれば記してみるものいいかもしれません。
❶決定事項
チームで、会社で、みんなで守ること・行うこと。
❷伝達事項
伝えたことの記録を残す。忘れても振り返れます。
❸依頼事項と期限
「誰が、何を、いつまでに」の明確化。締め切り直前に内容が違うなどを防ぎます。
❹判断の基準やルール
決定事項の一つですが、会社としての「判断の基準」を定めることで迷う回数が減ります。
❺アイデアをためておく
一人の頭の中に浮かんだアイデアを書き記しておくと、それにインスピレーションを得た他の人がアイデアを発展させることができます。
結び：みなさんの会社は、どちらを採用しますか？
はっきり言います。
ここに業種による特性はないはずです。「人がどんどんやめてもかまわない」状況でなければ。
記録するのが苦手なら、記録するのが苦手な人向けのツールを使うとか。
文章を紡ぐのが苦手なら、箇条書きから残りをAIに書かせるとか。音声入力から文字おこしをするとか。
一子相伝の職人技でも、100%記録できないことはないはずです。
正解や科学法則がないにしても「こういう天気の時はこういう調整をした」など。行為と結果の記録はできるはずです。
みんなで書いて、みんなで集める。
迷う時間の無駄を、もめごとの時間の無駄を、意味のない精神のすり減らしを減らしてみませんか？
お読みいただいた皆様が少しでも「グループウェア」や「コミュニケーションツール」にご興味をお持ちいただけたら幸いです。
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