こんにちは。宮城県よろず支援拠点 生産性向上支援センター サポーターの本田です。
「ChatGPTは使ったことがあるけれど、AIエージェントはよく分からない」
そんな中小企業の経営者や現場担当者も多いのではないでしょうか。
AIエージェントを一言でいえば、「質問に答えるAI」から一歩進み、目的を伝えると、必要な作業を考え、実際の処理まで進めてくれるAIです。
大きな特徴の一つが、外部のアプリケーションやサービスと連携できることです。たとえば、メール、カレンダー、表計算ソフト、クラウドストレージ、顧客管理システムなどとつながり、必要な情報を探したり、予定を確認したり、データを集計したり、場合によってはメール送信やシステムへの入力といった操作まで行います。
たとえば「今月の売上を集計して、先月との違いをまとめ、会議用の資料を作って」と指示すると、売上データを探し、集計・分析し、報告資料のたたき台を作成する、といった一連の作業を進めることができます。
これまでの生成AIが「人から質問されるのを待つアシスタント」だとすれば、AIエージェントは、複数の道具を使いながら仕事を進める部下に近い存在です。
このことは、専任のIT担当者を置くことが難しい小規模事業者や中小企業にとって、大きな可能性を秘めています。問い合わせ対応、見積書や報告書の作成、予定調整、売上集計、在庫確認、情報収集など、日々の仕事には「必要だけれども時間を取られる業務」が数多くあります。
こうした仕事の一部をAIエージェントに任せることができれば、人は、その分の時間を「顧客対応や判断」、「企画」、「現場改善」など、人にしかできない仕事に使えるようになります。業務内容によっては、これまで一人が何時間もかけていた作業を大幅に減らせる可能性もあります。
一方で、便利だからといって、何でもAIに任せれば良いというわけではありません。
AIは、ときにもっともらしい間違いをすることがあります。さらにAIエージェントは、外部システムを操作できるため、通常の生成AI以上に注意が必要です。
もし、必要以上の権限を与えてしまったら、本来見せる必要のない情報までAIが参照できるかもしれません。また、誤った判断によってメールを送信したり、データを書き換えたりする可能性もあります。機密情報や個人情報をどこまで扱わせるのかについても、事前にルールを決めておく必要があります。
だからこそ、導入時には「最初から全部を自動化しない」ということも重要です。
まずは、毎月繰り返している集計作業や資料作成などの中から、失敗した場合の影響が小さく、人が結果を確認できる仕事を選んで始めるのが良いでしょう。
AIに与える権限も必要最小限にし、外部へのメール送信、契約、発注、支払い、重要なデータの変更などは、人が確認・承認してから実行する仕組みにしておくと安心です。
AIエージェント導入の第一歩は、必ずしも「どのAIを導入するか」を決めることではありません。
まずは、「どの仕事に時間がかかっているのか」、「同じ作業を繰り返していないか」、「AIに任せても問題のない仕事はどこか」などを整理することが大切です。
業務が整理されていないままAIを導入しても、かえって混乱を増やしてしまうことがあります。逆に、業務の流れを整理した上でAIを活用すれば、小規模な企業でも大きな生産性向上につながる可能性があります。
IT人材がいない企業だからこそ、AIエージェントは強力な助っ人になり得ます。
まずは身近な業務を一つ取り上げ、「この仕事のどこならAIに任せられるだろうか」と考えてみることから始めてみてはいかがでしょうか。
自社だけでは整理が難しい場合は、支援機関などに相談しながら、現在の業務を整理し、安全にAIを活用できる部分を一緒に探していくことも有効です。
もしご興味があれば、お気軽に、私たちよろず支援拠点・生産性向上支援センターまでご相談ください。
