はじめまして。
宮城県よろず支援拠点 生産性向上支援センターの本田です。
最近、人手不足を背景に「もっと生産性を上げたい」と考える事業者さんが増えているのではないでしょうか。
その手段として、ITツールの導入やデジタル化はとても有効です。最近ではDXという言葉もよく聞くようになりましたし、ChatGPTをはじめとした生成AIに関心を持つ方も多いのではないでしょうか。
一方で、実際に情報システムを導入した会社からは、こんな声を聞くことがあります。
「思ったほど仕事が減らない」
「かえって確認作業が増えた」
「現場が少し混乱している」
せっかくデジタル化を進めたのに、生産性が上がった実感がない。
なぜ、こうしたことが起きるのでしょうか。
よくある原因の一つは、業務の流れそのものが整理されていないことです。
たとえば、
- 同じ内容を何度も転記している。
- 誰が最新のデータを持っているのか分からない。
- Excel、メール、LINE、紙の書類が混在している。
- 担当者によって仕事のやり方が違う。
こうした状態のままITツールを入れても、効果は出にくいものです。
整理されていない仕事を、そのままデジタルに置き換えているだけだからです。
言い方を変えると、
「悪い流れが速くなるだけ」
になってしまうことがあります。
もう一つ多いのが、属人化です。
- 「あの人しか分からない」
- 「社長でないと判断できない」
- 「ベテラン社員の経験と勘で何とか回っている」
こうした状態は決して珍しくありません。
もちろん、経験豊富な人材は会社の大きな力です。
しかし、その人が何を基準に判断しているのか、どんな手順で仕事を進めているのかが見える形になっていなければ、デジタル化しても十分に活かすことはできません。
デジタル化は魔法の杖ではない
最近は「とりあえずAIを入れれば何とかなるのでは」と考える方もいます。
しかし実際には、AIやITツールを入れる前に、業務の整理、情報の整理、ルールの整理、データの整理が必要なケースが多くあります。
デジタル化は魔法の杖ではありません。
むしろ、今の会社の状態を大きく映し出すものです。
仕事の流れが整理されている会社では、デジタルの力は大きな武器になります。
一方で、業務が混乱している会社では、その混乱まで広げてしまうことがあります。
だからこそ大切なのは、「何をデジタル化するか」の前に、
- 現場で何が起きているのか。
- どこにムダがあるのか。
- 何が仕事を止めているのか。
これらを見える化することが大切です。
現場を一緒に確認してみると、社内の方々も気づいていなかった問題が見つかることがあります。
ChatGPTのような生成AIによって、私たちは普通の話し言葉でコンピュータに指示できるようになってきました。
これは、今まで外国人に仕事の指示をするときに外国語を学ばなければならなかったのが、日本語で指示することができるようになったようなものです。
ところが、いくら日本語で指示することができるようになったといっても、指示の内容に無駄があれば、良い仕事をしてもらうことは難しいですよね。
AIも同じです。
AI時代だからこそ、逆に大切になるのは、現場をよく見る力です。
デジタル化やAI活用を考えるときは、まず自社の仕事の流れを見直してみる。
そこから始めることが、生産性向上への近道だと思います。
